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Easy Archiv

Easy Archiv

Das Langzeitgedächtnis: Zuverlässig - kostengünstig - einfach

Jedes Unternehmen muss zahlreiche Unterlagen jahrelang aufbewahren, seien es kaufmännische Buchungsbelege oder andere Dokumente wie Kalkulationstabellen oder technische Zeichnungen. Selbst in mittleren Betrieben kommen da schnell Millionen von Dokumenten zusammen. Im herkömmlichen Aktenkeller kostet dann die Ablage und Suche am Ende mehr Zeit als die eigentliche Bearbeitung, und wichtige Dokumente lassen sich zuweilen gar nicht mehr auffinden. Aber das muss nicht so sein: EASY ARCHIV, das bewährte, leistungsfähige elektronische Archivsystem, sorgt für die revisionssichere Langzeitarchivierung sämtlicher Dokumente, senkt Ihre Archivkosten und erhöht die Produktivität. Selbstverständlich erfüllt EASY ARCHIV dabei alle gesetzlichen Bestimmungen für die Dokumentenarchivierung.

Statt in überquellenden Aktenschränken und Papierstapeln zu suchen, finden Sie Ihre Dokumente jetzt auf Knopfdruck sekundenschnell auf Ihrem Arbeitsplatz-PC wieder. Und dort arbeiten Sie ohne Medienbrüche sofort weiter: Versenden Sie das gefundene Dokument per E-Mail oder Fax, fügen Sie elektronische Notizen hinzu, oder kopieren Sie einfach Teile des Dokuments in Ihren Brief.

Man muss aber nicht auf die bewährten Mappen und Ordner verzichten, um Zeit und Geld zu sparen, denn EASY ARCHIV bildet diese hilfreichen Werkzeuge in elektronischer Form ab. Recherche, Mappeneditor und die komfortable Scan-Fernbedienung sind in eine einzige Oberfläche integriert. Die einzelnen Dokumente sind in eigenen Mappenfächern übersichtlich sortiert. EASY ARCHIV speichert Dokumente und Daten beliebiger Art. Mit dem eingebauten Datei-Viewer können über 200 Dateiformate wie Grafik, Text, Kalkulationen oder CAD angezeigt werden, auch wenn die entsprechenden Programme nicht installiert sind. Praktisch: Über die Volltextrecherche findet man alle Dokumente unter Millionen anderen sekundenschnell auch noch nach Jahren wieder, und das selbst dann, wenn man sich nicht mehr genau an Namen oder inhaltliche Details erinnern kann.

Revisionssicher und gesetzeskonform

Keine Angst vor der Steuerprüfung: Die Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung mit EASY ARCHIV gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) wurde gutachterlich bestätigt und zertifiziert. Jede Veränderung oder Manipulation an den archivierten Dokumenten und Belegen ist ausgeschlossen; alle relevanten Systemaktivitäten werden protokolliert. EASY ARCHIV unterstützt verschiedene Arten von Datenträgern, speziell auch die WORM-Technologie, die für Langzeitarchivierung besonders geeignet ist. Mit Zusatzmodulen ist EASY ARCHIV in der Lage, Daten aus ERP-Systemen konform zur bundeseinheitlichen Steuerprüfungssoftware IDEA aufzubereiten und gemäß Abgabenordnung bereitzustellen.

COMMON OPTIONS für ARCHIV - Spezialitäten für Spezialisten

Zur Automatisierung von Abläufen und für die Integration von EASY ARCHIV in komplexe Gesamtsysteme sind weitere Module verfügbar. EASY AUTOMATION überwacht und steuert automatisch alle Systemaktivitäten von EASY ARCHIV und anderen Anwendungen. Von der einfachen Zeitsteuerung von Archivierungsläufen bis hin zu komplexen Workflows bietet AUTOMATION vielfältige Möglichkeiten für einen automatisierten Systembetrieb und zur Minimierung des Administrationsaufwands.

 


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